State Machine Workflow mit InfoPath Formularen für SharePoint 2010 – Teil 1

Teil 1: Einführung und grundlegende Funktionsweise des Workflow

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In verschiedenen Projekt- und Schulungseinsätzen stelle ich immer wieder fest, dass sich die meisten Entwickler schwer tun, wenn es um die Entwicklung von Workflows für SharePoint 2010 geht. Die Gründe liegen mit auch dfarin, dass Microsoft zwar viele Informationen zur neuen Version veröffentlicht, jedoch hauptsächlich zu den neuen Features. Das was sich nur wenig geändert hat (z.B. Workflows in Visual Studio) existiert nur wenig bzw. wurde bereits für WSS 3.0 oder MOSS 2007 veröffentlicht. In letzterem Fall weiss man aber oft nicht, in wie weit die Infos aus der alten Version noch gelten bzw. wo es ggf. Details gibt, die sich geändert haben.

Ich möchte deshalb eine kleine Blog Serie veröffentlichen, in welcher ich den Bau eines SharePoint 2010 Workflows in Visual Studio 2010 mit InfioPath und ASP.NET Formularen auf Basis eines State Machine Workflows zeige. Michael Hofer hat ja bereits eine tolle Blog Serie zum Bau von InfoPath basierten Formular Workflows mit Hilfe von SharePoint Designer veröffentlicht.

Wenn die Workflows allerdings komplexer werden, kommt man oft um die Umsetzung in Visual Studio nicht herum. Man muss sich hier allerdings im Klaren sein, dass man ein gehöriges Know How braucht und die Tücken der Technik, Visual Studio basierte Workflow Projekte immer wieder verzögern. Bei der Schätzlung also lieber etwas mehr einrechnen, als zu knapp!! Ich habe ja bereits einiges zu den Grundlagen und Vorbereitungen in einem früheren Post veröffentlicht. Deshalb möchte ich mich hier wirklich nur auf die Umsetzung konzentrieren.

In unserem Fall bauen wir einen Dokument basierten State Machine Workflow. Der Prozess ist dabei bewusst erst einmal sehr einfach gehalten:

1. Ein Benutzer möchte ein Dokument genehmigen lassen und startet einen Genehmi-gungsworkflow.
2. Für die Person, die genehmigen soll wird eine Aufgabe angelegt und er bekommt ein E-Mail (dies passiert automatisch durch Zuweisung der Aufgabe).
3. Der Genehmiger (Approver) kann dann entweder Genehmigen (Approve) oder Zu-rückweisen (Reject). Im letzeren Fall geht der Workflow dann zurück zum Initiator des Workflows. D.h. für diesen wird wieder eine Aufgabe angelegt und er kann das Dokument erneut bearbeiten und dann die Genehmigung wieder starten oder den Workflow abbrechen.
4. Genehmigt der Genehmiger (Approver) ist der Workflow abgeschlossen.

Grafisch sieht der ganze Prozess wie folgt aus:

 
Vom Ablauf her stellt sich das für den Benutzer folgendermassen dar:
Der Benutzer ruft die Auswahl der verfügbaren Workflows an einem Dokument im Dokumentenmenü:

 
Er bekommt daraufhin die verfügbaren Workflows angezeigt:

 
Klickt er auf einen Workflow, bekommt er daraufhin das Startformular des Workflows angezeigt:

 
Dort trägt er die Person ein, die genehmigen soll. Der Benutzer, der genehmigen soll, muss im ersten Schritt in einer Textbox eingegeben werden. Im Verlauf der Serie werden wir das noch ändern.
Hinweis: Es handelt sich in diesem Fall nicht um eine InfoPath Formular, sondern um ein ASP.NET Formular. Die automatisierte Erzeugung dieses Formulars in Visual Studio ist unter anderem eine Neuerung.
Danach ist der Workflow gestartet:

 
Im Hintergrund wurde für den Benutzer eine Aufgabe angelegt und er bekommt dadurch auch eine E-Mail mit dem Link auf die erstellte Aufgabe. Beim Klick auf diesen Link öffnet sich das Formular zur Bearbeitung der Aufgabe (InfoPath Formular):

 
Klick der Benutzer hier auf Genehmigen, ist der Workflow beendet. Der Benutzer kann aber auch einen Kommentar eintragen und die Genehmigung zurückweisen:

 
Klickt er auf Zurückweisen, wird eine neue Aufgabe für den Initiator des Workflows angelegt mit dem angegebenen Kommentar: Er soll in diesem Fall das Dokument nochmal überarbeiten und kann dann die Genehmigung erneut initiieren oder den Workflow abbbrechen. Das Formular für die Aufgabe des zur Überarbeitung (InfoPath Formular) sieht wie folgt aus:
 
 
Er erhält also das Formular mit dem Kommentar des Benutzers, der die Genehmigung zurückgewie-sen hat und kann dann den Workflow abbrechen oder einen neuen Genehmigungslauf starten durch Eintragen der neuen Daten:

 
Nun geht das Spiel wirder von vorne los: Der Genehmiger kann genehmigen oder wieder zurückweisen. Genehmigt er, ist der Workflow abgeschlossen:

 
In der Dokumentenbibliothek wird der Workflow als Completet (Abgeschlossen) angezeigt:

 
Klickt man auf den Workflow Status, gelangt man ins Workflow Verlaufsprotokoll, in welchem noch einmal der ganze Ablauf zu sehen ist:

 
Diesen Workflow werden wir innerhalb der kleinen Workflow Serie erstellen. Ich werde die Entste-hung dabei Schritt für Schritt erklären.
Im nächsten Post geht es die Erstellung und Test eines initialen Workflows.

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