Investitions- und Beschaffungs-Workflows mit InfoPath Forms und SharePoint Designer 2010 – Teil 1

• Ausgangslage & Anforderungen
• Lösungskonzept, Produkte & Technologien & zusätzliche Entwicklungen
• Das InfoPath 2010 Formular
• SharePoint Designer 2010 Workflows

Teil 1: Ausgangslage & Anforderungen

Es soll ein Investitions-Antrag Formular erstellt werden. Nach der Erfassung muss das Formular in einem 3-stufigen Prozess zuerst von verschiedenen Stellen visiert und anschliessen von den Entscheidungsträgern  (z.B. aufgrund der Finanzordnung) bewilligt werden. Abschliessend wird der Antrag vom Investitions-Controlling mit Angaben zu Entscheidungssitzungen etc. ergänzt.
 

Da insbesondere im ersten Prozessschritt (Antrag bearbeiten und visieren) verschiedene Stellen parallel involviert sind und diese den Antrag noch bearbeiten können bis alle visiert haben, kann kein serieller Workflow erstellt werden. Ein sogenannter State-Machine-Workflow wäre die Lösung, die Anforderung war aber ein No-Code Workflow mittels SharePoint Designer, so dass der Kunde in Zukunft sehr einfach selber weitere analoge Workflows erstellen kann.

Weitere Anforderungen waren, dass jedes Formular eine eindeutige, konfiguerbare Laufnummer (IA-0000034) erhält und dass für Investitions-Controlling und Procurement Active-Directory Gruppen als Stellen hinterlegt werden können.  So ist der Fortschritt des Workflows weniger an die Verfügbarkeit einzelner Personen gebunden.
Bei wichtigen Aktionen (z.B. Statuswechsel, Bewilligung respektive Ablehnung) sollen automatisch Email-Benachrichtigungen an die relevanten Stellen verschickt werden.  Reagiert eine Stelle nicht innerhalb der vorgegebenen Zeit soll eine Erinnerungs-Email verschickt.

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