Problem mit Namensänderungen in SharePoint Site Collections

In diesem Blog-Beitrag befasse ich miich ausschliesslich mit der Synchronisation von Benutzerdaten aus dem Active-Directory. Allerdgins geht es dabei nur um vorhandene Accounts, bei denen sich die Benutzerinformationen Vorname, Nachname und/oder E-Mail ändern. Änderungen von Active-Directory Accounts (z.B. neues Account oder Änderung des Account-Namens) können über die STSADM Funktion "migrateuser" in SharePoint übernommen werden.

Dabei gibt es 2 Fälle zu unterscheiden:

• Ein Shared Service Provider ist eingerichtet und die Benutzerdaten werden in Form von Benutzerprofilen über eine Job eingelesen und (Einweg-)synchronisiert.
• Kein Shared Service Provider ist eingerichtet

Beide Fälle haben etwas gemeinsam: Das erste Mal wo ein Benutzer eine SharePoint Site Collection aufruft, werden Teile der Benutzerdaten (v.a. Vorname, Nachname, DisplayName und eMail) in einer versteckten "User Info" Liste gespeichert. Diese Liste kann von einem Adminsitrator unter "_catalogs/users/simple.aspx" aufgerufen werden.

Nun fangen die Unterschiede an: Ist kein Shared Service Provider mit konfigurierten Benutzerprofilen vorhanden können diese Informationen vom Benutzer (für sich selbst) oder von einem Site Administrator (für alle) geändert werden. Eine Namens- oder Email-Änderung kann hier also manuell einfach vollzogen weren - allerdings pro Site Collection!

Ist ein Shared Service Provider vorhanden, können die Informationen nicht geändert werden! SharePoint synchronisiert diese nämlich mit den Benutzer-Profilen über einen Timer Job. Das untenstehende Diagramm gibt wieder, wie die Informationen fliessen (Quelle).

Deshalb sollten im Normalfall keine manuellen Aktionen nötig sein um Namens- oder Email-Änderungen in SharePoint einzubringen, denn die Änderung im ActiveDirectory reicht und wird dann mittels Jobs in SharePoint nachvollzogen.

Trotzdem gibt es einen Ausnahmefall, bei dem diese Synchronisation nicht angewendet wird - und dieser trifft auf die meisten Probleme zu, welche ich angetroffen habe:

Die Informationen in der "User Info"-Liste in den einzelnen Site Collections werden nur dann synchronisiert, wenn der Benutzer mindestens eine "schreibende Aktion" auf dieser Site Collection ausgeführt hat! Etwas technischer: Wenn die Benutzerinformation in der "User Info"-Liste angelegt wird, ist das Feld "tp_IsActive" = false. Der Benutzer ist (noch) als "Nicht aktiv" markiert. Lädt der Benutzer nun ein Dokument hoch oder macht sonst einen Eintrag irgendwo in einer SharePoint Liste, dann wird tp_IsActive=true. Erst ab diesem Moment werden die Benutzerdaten von den Shared Service Provider Benutzerprofilen synchronisiert!

Treten also Probleme mit Namensänderungen auf, dann muss entweder die Information in der/den entsprechenden "User Info"-Liste(n) nachgetragen werden (Fall kein SSP) oder aber es muss sichergestellt sein, dass der Benutzer als "tp_IsActive" markiert ist.

Weiterführende Informationen finden Sie in Englisch in diesem hervorragendem Blog-Post von Andrew Woodward.

Ich bin gerade daran, ein kleines Utility-Program zu schreiben, welches es erlaubt, bestimmte Benutzer innerhalb einer bestimmten Site Collection als aktiv zu markieren. Kontaktieren Sie mich doch bitte, wenn sie daran interessiert sein sollten!
 

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